Muito comum depararmos com vagas de trabalho há muito tempo abertas por possuírem exigências específicas para a função; ou ainda, a saída de um determinado empregado colocando a organização em posição vulnerável por este ser elemento-chave dado seu conhecimento. Claro está que muitas empresas não preparam sucessores, não se preparam para perda de empregados-padrão e, até mesmo, negligenciam funções rotineiras, permitindo que a saída desse ou daquele colaborador implique no comprometimento, ainda que momentâneo, da qualidade dos produtos ou serviços prestados.

Muitos de nós passamos por situações em que ouvimos argumentações do tipo “quem fazia isso se desligou da empresa” ou ainda “o funcionário responsável está de férias”. Que imagem levaremos da organização onde ouvimos tais frases?

Para tudo que foi mencionado há uma medida (quase) infalível: Treinamento de Pessoal.

Ocorre, entretanto, que é comum – muito comum – o caso em que superiores desconhecem “a receita do bolo” feito por seus subordinados. Este é o primeiro passo para tudo dar errado. Instruções e procedimentos de trabalho devem estar documentados e com treinamentos de eficiência e eficácia comprovados.

Pequenos investimentos trarão a solução do problema. Empresas especializadas organizam treinamentos a partir do estudo minucioso das atividades desenvolvidas por todos os colaboradores, destacando aquelas de caráter essencial e/ou de caráter bastante específico.

Estes treinamentos compreendem, além do estudo citado, a elaboração de instruções de trabalhos; técnicas simples como 5 W’s e 1 H[1] ajudam na identificação da tarefa, na elaboração dos documentos e treinamentos e permitem a rápida formação de sucessores/multiplicadores.

De posse das instruções de trabalho e feito o treinamento, resta a introdução de registros dos apontamentos de trabalho, ou seja, cumprindo a máxima dos sistemas de qualidade: “escrever o que se deve fazer, fazer o que está escrito e registrar que fez o que está escrito”.

Marco Aurélio Xavier Soares de Mello

Sócio-Diretor

[1] Do inglês – What? = o que? – When?= Quando? – Who?= Quem? – Why?= Por que? – Where? = Onde? – How? = Como?